Hoe help ik jou en andere ondernemers met het jaarlijkse onderhoud of de hercertificering van jullie ISO of VCA certificaat?

Enige tijd geleden vroeg een ondernemer met een gerenommeerd familiebedrijf mij om hulp. Sas, elk jaar bij het bezoek van de auditor voor onze VCA certificering, blader ik me gek in alle mappen die wij inmiddels na meer dan 10 jaar gecertificeerd te zijn, hebben verzameld. Wat de auditor vraagt om te laten zien, kan ik pas na veel zoeken vinden. Dit voelt alsof we het niet op orde hebben, terwijl we met z’n allen veilig werken hoog in het vaandel hebben staan. Letterlijk hoog…. de collega’s verrichten dagelijks hun werkzaamheden op hoogte met goed gekeurd materiaal.

Tijdens een eerste kennismakingsgesprek heb ik eens door de vele mappen gebladerd. Kwam daarbij zeker het bewijs van vele normeisen tegen, maar kon ook dingen niet direct vinden en vond daarentegen wel veel verouderde formulieren.

Handboek ISO9001 VCA

Ik gaf deze ondernemer de tip om hun managementsysteem van een papieren tijger om te zetten naar een online systeem. Dit zorgt ervoor dat alle processen met bijbehorende formulieren bij elkaar staan. Van de kwaliteits- en veiligheidsregistraties maak je digitaal invulbare formulieren. Dit doe je bijvoorbeeld voor de interne audits, de werkplekinspecties of de klachten en incidenten. Mochten er maatregelen nodig zijn, kun je deze er gelijk aan koppelen en een eigenaar toekennen, die hiervan automatisch bericht krijgt.
Via de mobiele toegang tot het managementsysteem zijn al (delen van) een werkplekinspectie of incident in te voeren door de collega’s op de projectlocaties, met gelijk een foto van de situatie erbij.

Ook voor de maandelijkse toolboxen (het VGM overleg) is een laagdrempelige online mogelijkheid. Maak met een paar sheet via powerpoint een filmpje over het onderwerp dat je wilt bespreken, voeg daar enkele vragen bij en de uitnodiging om het op een eigen moment te kijken, wordt naar alle collega’s gestuurd.
Met de statistieken kun je weer aantonen dat iedere medewerker voldoende voorlichting heeft ontvangen.

Met een paar uur per week heb ik in een aantal weken samen met de ondernemer het online systeem gevuld. Gelijk was al duidelijk dat er bijvoorbeeld gereedschap bij de jaarlijkse keuring over het hoofd was gezien, of niet ingeleverd en dat eenzelfde stuk gereedschap aan meerdere collega’s was gegeven. Uit de papieren administratie was dit niet naar voren gekomen.

Audit Info KPI

Ruim op tijd voor de hercertificering was het systeem operationeel en kon de auditor toegang krijgen om vanuit thuis de documentatiebeoordeling te doen. We kregen een compliment dat alles zo goed vindbaar en geregistreerd was. De ondernemer gaf aan een stuk relaxter de auditdag in te gaan.

Inmiddels zijn we een paar maanden verder. Het systeem geeft aan wanneer er weer een interne audit moet worden gedaan, welke keuringen of certificaten binnenkort verlopen en welke maatregelen door wie nog moeten worden afgehandeld.
Elk kwartaal kijk ik even mee op het dashboard en overleg over benodigde acties.

Het geeft mij veel voldoening om zo met ondernemers mee te denken over veiliger werken en met minder gedoe meer informatie halen uit je statistieken om je bedrijf te sturen.

CERTIFICEREN ...... LATEN WE HET SAMEN DOEN!

Al 5 jaar de adviseur van ondernemers in
Zoetermeer en omgeving
voor alle vragen over ISO en VCA certificeringen.