Interne audits – een aantal tips hoe je het zou kunnen aanpakken

Voorbereiden
Allereerst is het belangrijk dat je je realiseert wat de gedachten achter het houden van interne audit is. interne audits houd je om te controleren of het beschreven managementsysteem nog wel voldoet aan je huidige gang van zaken. Kloppen de processen nog met de huidige werkwijze. 
Een interne audit controleert dus altijd het systeem, het proces, en niet de mensen die dat proces doen. Het is heel goed om dat er altijd bij te zeggen als je iemand gaat interviewen tijdens een auditgesprek.
Ook is het aan te raden je te houden aan de stelregel “een bakker keurt niet zijn eigen brood”. Als je medewerkers jaar-in-jaar-uit hun eigen afdeling, eigen proces beoordelen, worden ze op een gegeven moment blind voor foutjes, je leest gemakkelijk ergens overheen, want “ja zo doen we dat altijd”. Zorg dat medewerkers een andere afdeling interviewen.  Houdt hier met het opstellen van je auditrooster rekening mee.
Zo kun je de interne audits ook gebruiken voor een beter begrip van de interne processen onderling. Iemand die aan het einde van het primaire proces zit, kan zo heel goed duidelijk maken aan de werkvoorbereiding waarom welke informatie heel belangrijk is.
Er zijn ook hele leuke initiatieven waarbij ‘collega’-bedrijven elkaars interne audits doen, om die frisse blik te houden.
 

Auditrooster
Houdt met het maken van je auditrooster rekening met een paar dingen.  
Risico gebaseerd auditen: processen en activiteiten die rechtstreeks te maken hebben met het leveren van je product of dienst en waarbij – als er iets fout gaat – dit direct gevolgen heeft voor de kwaliteit, kun je het beste elk jaar auditen, zodat je snel kan inspelen op gewenste verbeteringen. Ben je afhankelijke van veel (digitale) middelen voor je primaire proces, plan dan ook de audit Beheer IT en middelen jaarlijks. Besteed je een deel van je primaire proces uit aan een (aantal vaste) leverancier(s) dan is Beheer Leveranciers een audit die je misschien wel 2 keer per jaar uitvoert.
Andere processen kun je 1 keer in de 3 jaar doen.

Verspreid je interne audits door het gehele jaar : interne audits doe je voor jezelf, om in te zien waar het proces niet lekker loopt, of waar het achterhaalt is door een huidige verbeterde werkwijze. Je doet ze niet voor de auditor een paar weken voordat deze komt, zodat je weer een vinkje achter die normeis kunt zetten. Doe ze gedurende het gehele kalenderjaar, zodat je tijd hebt om met de opmerkingen aan de slag te gaan. Misschien moet je wel iets aan je procedure veranderen en dan wil je daarna weer controleren of dit wel de gewenste verbetering was.

Manieren van auditen
Je kan op meerdere manieren een audit doen. Kies de manier die bij jou past; er is geen goed of fout. Om een ‘herhaling van zetten’ te voorkomen, verander je auditteam, verander je auditrooster, verander je insteek, je manier van auditen.

Goed vooronderzoek op documentatie
Als auditen niet – zoals bij mij – je dagelijkse werkt is, is een goede voorbereiding het halve werk. Door je goed voor te bereiden, maak je het makkelijk voor je jezelf bij het auditgesprek. Maak een spiekbrief, bedenk wat je wilt bereiken en waar je naartoe wilt.

Standaard checklist
Een makkelijke manier voor als je nog niet zo’n ervaren auditor bent, is het gebruik van een standaard checklist. Je weet zo zeker dat je alles vraagt wat belangrijk is. Bij het uitvoeren van een werkplekinspectie gebruikt men vaak een standaard checklist. Bij een product- of project- kwaliteitsaudit kan dit ook een goede manier zijn om alle belangrijke kwaliteitszaken ervan te controleren. 

Interview
In een gesprek kun je met een collega samen de werkwijze van een proces doornemen.
Stel om te beginnen de persoon van te voren op z’n gemak, door te vertellen dat het om het proces gaat, geen persoonlijke beoordeling, en dat je samen kijkt hoe het gaat en waar het proces eventueel beter kan. Dan zul je zien dat mensen graag over hun werk praten.

Enkele tips hierbij:
Betrek niet steeds dezelfde mensen – niet alleen de managers maar juist diegene die dichter op de operatie zitten, zij zijn veel waardevoller voor het proces.
Zien is geloven. Geef je oren en ogen de kost. Vraag naar voorbeelden. Juist door te kijken, krijg je een beeld. Geen verhalen, geen meningen, maar feiten.
Vraag door. Als iets voor jou bijvoorbeeld niet duidelijk is. Maar ook als je ergens ‘tegen aanloopt’. Wat betekent dat in de praktijk? Waar wringt de schoen en hoe lang al?
Luister; beperk het schrijven, schrijf alleen steekwoorden en later een uitgebreider verslag.
Met regelmatig samenvatten verifieer je of je begrepen hebt wat je collega vertelt.
Een interview gaat elke keer een andere kant op en dat is goed.

Dossier audit
Om het hele primaire proces in 1 keer te auditen kun je ook een afgerond dossier pakken en dat samen met het projectteam doornemen. Zit alles erin wat erin moet zitten? Wat waren de klanteisen van het project en hoe hebben jullie daaraan voldaan?

Audit een compleet project
Vergelijkbaar met een dossier audit. Neem een (of meerdere) project(en). Begin met de klantvraag en kijk hoe daaraan is voldaan? Wat ging goed? Wat waren de tegenslagen en hoe zijn die gecommuniceerd met de klant? En na het sturen van de factuur, komt natuurlijk de vraag was de klant tevreden met het project?

Van achter naar voren
Start eens bij het einde van het proces. Welke informatie heb ik nodig uit de vorige processtap om mijn werk goed te kunnen doen? En zo ga je verder terug en werk je naar het begin.

Volg een retourzending
Een goede bron van informatie waar je het proces kan verbeteren is bijvoorbeeld een retourzending. Waarom is de klant niet tevreden? Waar in het proces ging het mis?
Vraag goed door naar de achterliggende oorzaak. Bepaal de omvang door breder te kijken dan deze ene klacht. En vergeet zeker de terugkoppeling aan de klant niet. Als iemand de moeite neemt om een klacht te melden, stelt men het zeer op prijs om te horen wat je ermee gedaan hebt.

Resultaten
Maak na afloop van het gesprek je verslag, zodat je tijdens je aandacht bij de vragen kunt houden. Communiceer de resultaten naar je collega’s.
Heb je bevindingen genoteerd? Focus je dan op de oorzaak, niet op de oplossing. Het is aan de collega’s van de betreffende afdeling om te kijken welke verbetering gewenst is.  

Pas op voor meningen en oordelen. Houd het altijd positief.
Zo begin ik mijn eigen auditrapporten altijd met positieve zaken die mij zijn opgevallen bij het bedrijf waar ik op bezoek ben. En daarna deel ik mijn mogelijke verbetertips.

Kortom: Het gaat niet om zoeken naar fouten, maar om zoeken naar verbetering!

 VEEL PLEZIER MET AUDITEN!